Sprawny i funkcjonalny system obiegu dokumentów to wartość firmy często przez nią niedoceniana. Lawina dokumentów do opanowania w każdej firmie wymaga stworzenia mechanizmów, które będą między innymi segregowały, katalogowały czy też przydzielały określone dokumenty pracownikom za nie odpowiedzialnym. Szybkie podejmowanie decyzji nierzadko wymaga poparcia odpowiednim dokumentem, który jeśli zginie w gąszczu wszystkich dokumentów firmy, przy jednoczesnym braku osoby za niego odpowiedzialnej, jest niemożliwe lub w najlepszym wypadku spowolnione. Uniknięcie takich niekorzystnych dla firmy zdarzeń jest możliwe dzięki modułowi Obieg Dokumentów.

Moduł Obieg Dokumentów pozwala zapanować nad wszystkimi dokumentami tworzonymi w programie Comarch OPT!MA. Poza ich gromadzeniem, katalogowaniem oraz rozdysponowaniem, umożliwia definiowanie procesów, jakim podlegają dokumenty. Dzięki procedurom obiegu dokumentów każda sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i właściwy dla firmy sposób.
Centralnym miejscem w module jest Biblioteka dokumentów, gdzie Użytkownik ma możliwość wprowadzania dokumentów, załączanie skanów, plików oraz ich opisywanie w dowolny sposób. Wprowadzanie skanów dokumentu może odbywać się w trakcie wprowadzania dokumentu do modułu, minimalizując ilość operacji, jakie trzeba wykonać z danym dokumentem.

Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w bibliotece  można swobodnie grupować w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone są w postaci formularzy, na których znajdą się m.in. informacje, takie jak: typ dokumentu, jego tytuł, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje możliwość opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.

Okno opisu dokumentu

Każdy dokument zapisany w bibliotece może być powiązany z różnymi podmiotami oraz dowolną ilością dokumentów (głównie handlowych), wystawianych w systemie Comarch OPT!MA. Powiązanie z transakcjami działa również w drugą stronę – jedną transakcję zarejestrowaną w programie można połączyć z  dowolną ilością dokumentów zgromadzonych w bibliotece dokumentów.

Moduł Obieg dokumentów posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnień dostępu do dokumentów. Dla każdego pracownika mającego dostęp do modułu można określić, do której grupy dokumentów ma dostęp oraz w jakim zakresie: czy powinien posiadać wgląd w dokumenty, możliwość zmiany, czy też może edytować tylko dokumenty wprowadzone wyłącznie przez siebie. Główną zaletą nadawania uprawnień do obsługi dokumentów jest wyznaczenie odpowiedzialności pracownika za dany dokument, co przyspiesza obieg informacji w firmie.

Definiuj procesy obiegu dokumentów
Każdy dokument wprowadzany w Bibliotece Dokumentów może mieć własną  ścieżkę, według której jest obsługiwany. Schematy procesów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Ich efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z  danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami).
Schemat procesu składa się z poszczególnych etapów. Dla każdego etapu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami.

Zmiana schematu procesu obiegu dokumentu

Wprowadzając dokument do biblioteki operator może wybrać, według którego schematu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. A obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator spośród uprawnionych, dany etap ma wykonać. Każdy operator w programie ma własna skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość, by czas na ich wykonanie rezerwowany był w terminarzu, a operator otrzymywał we właściwym momencie przypomnienie o zbliżającym się terminie.

Skrzynka operatora

W programie dokumenty mogą być zapisywane w dwóch miejscach: w bazie firmy lub też w bazie konfiguracyjnej. W pierwszym przypadku dokumenty będą dostępne tylko i wyłącznie po zalogowaniu się do konkretnej bazy, w drugim zaś będą widoczne dla wszystkich firm. Ma to znaczenie w przypadku, gdy na jednym systemie prowadzona jest działalność więcej niż jednej firmy. Funkcja zapisu w bazie konfiguracyjnej może być przydatna również w przypadku biur rachunkowych, gdzie każdy Klient ma oddzielną bazę danych (i tam są gromadzone związane z nim dokumenty), a dodatkowo są dokumenty dotyczące pracy biura (które powinny być dostępne niezależnie od tego, na jakiej bazie firmowej pracuje aktualnie operator).

Szczegóły w podręczniku OPT!MA Obieg Dokumentów.