Modelowanie procesów w systemie polega na tworzeniu schematów postępowania, składających się z zadań przydzielonych do opiekunów. Zadania mogą dotyczyć wykonania operacji związanych z dokumentami wystawianymi w systemie, mogą też być natury ogólnej. Schemat taki, zwany definicją procesu, wyznacza sposób postępowania.

Wykonanie zadania przez jego opiekuna powoduje utworzenie kolejnego zadania, następującego bezpośrednio po wykonanym. Operator może pracować w oparciu o swoją skrzynkę zadań. System może ponadto generować przypomnienia o konieczności wykonania zadań. Zdefiniowanie procesu ponadto pozwala na automatyczne wykonywanie zadań. Jeśli wykonanie zadania nie wymaga podejmowania decyzji przez operatora, może ono zostać wykonane automatycznie, bez udziału operatora. Można w ten sposób w znacznym stopniu zautomatyzować funkcjonowanie firmy.

Poniżej przedstawiono schemat typowego procesu sprzedaży.

Przykładowy schemat procesu sprzedaży

Klient składa zamówienie przez Internet, operator zatwierdza je do realizacji, następnie automatycznie generowany jest dokument wydania towaru, który musi być zatwierdzony przez właściwą osobę. Pozostałe czynności wykonywane są automatycznie: wysłanie wiadomości do klienta, utworzenie faktury, jej wydrukowanie i zaksięgowanie.

Definicja procesu

Skrzynka pracownika